När man skall genomföra en konferens eller ett evenemang, stort eller litet, är det viktigt att man redan innan tänker igenom några punkter för att få ett så bra resultat som möjligt.

Vilket intryck skall dina gäster sitta inne med?
Det absolut viktigaste tycker jag, är att man bestämmer sig för vilket intryck gästen skall sitta inne med när de går hem. Oavsett vem som genomför konferensen eller festen, så är det, det inbjudande företaget som står som avsändare. Därför är det viktigt att välja en arena som avspeglar ditt företags profil och framför allt standarden på konferensen som du skall genomföra.
Var noga med att förmedla ditt önskade intryck när du bokar din konferens så vi vet vad du vill och på så sätt kan göra allt för att ge dina gäster rätt intryck. Vi har sju enheter med olika stil och miljö som var och en erbjuder en egen stil och profil. Läs mer

Lyx eller klassiskt?
Alla företag vill naturligtvis bli uppfattade som ett seriöst företag! Därmed behöver inte alla konferenser genomföras i lyx och flärd! I dessa "kristider" till exempel, är det många företag som vill visa att kostnadsbesparingar är viktigt och därför väljer ett billigare alternativ. Därmed skall man inte ge avkall på service eller prestanda! Det finns många arenor som lägger tyngdpunkten på innehåll, service, småsaker och upplägg snarare än lyx, flärd och dyra råvaror. Andra arenor satsar stort på inredning, läge, dyra råvaror och en lyxig miljö.
Båda alternativen kan passa ditt företag men i olika forum beroende på vad du vill förmedla och vad du har för syfte med konferensen.

Bara kaffe eller heldagspaket?
Oavsett om konferensen är en halv- eller heldagskonferens rekommenderar jag på det starkaste att dina gäster får bra servering!
Det finns flera skäl till det. För det första håller du uppe blodsockerhalten på gästerna hela dagen. De kan lättare ta till sig det som sägs samt är mer mottagliga för det du vill förmedla eller sälja.

I stort sett alla gäster förväntar sig också servering när de går på en konferens. Kaffe med något tilltugg när de kommer, vatten och frukt i mötesrummet, en bordsserverad konferenslunch och eftermiddags fika som piggar upp under eftermiddagen. Tänk det i kontrast till bara kranvatten i mötesrummet och bricklunch i matsalen samt en slät kopp kaffe på eftermiddagen.
Av erfarenhet vet jag att de flesta gäster sitter och irriterar sig på detta hela tiden. Jag har genomfört många undersökningar genom åren och får det bekräftad varje gång! Det finns gäster som ofta går på konferens och förväntar sig ovan servering. Det finns också de gäster som väldigt sällan får gå på konferens och ser fram emot serveringen snarare än konferensen!
Val av servering avspeglar också vilket intryck du som företag vill att dina gäster skall sitta inne med.

När du bokar, fråga då vad det är för servering som ingår. Få menyförslag i de prisklasser som passar och kräv alternativ, både på det klassiska fikabrödet och ett hälsosammare alternativ. Idag är hälsa viktigt och fler och fler vill ha ett hälsosammare alternativ. Har du andra önskemål eller tema på konferensen, be att få serverings- och menyförslag som passar det, japanskt, sportigt, internationellt etc.

Glöm inte att i god tid fråga dina gäster om ev. allergier, religioner eller vegetarianer och förmedla det till oss snarast så vi har allt förberett när gästerna kommer. Då slipper någon sitta och vänta på mat när andra får.

Praktiska förutsättningar
För att genomförandedagen skall gå så smärtfritt som möjligt, meddela oss så mycket information som möjligt. Då är möteslokalen och andra förutsättningar klara när du och dina gäster ankommer.

~	Boka i god tid!
~	Läs igenom bekräftelsen noga så att datum, tid och antal stämmer.
~	Vilken möblering vill du ha, U-bord, skolsittning etc
~	Vilken teknik behöver du? Projektor, mikrofon, talarstol, flera Internetanvändare etc
~	Planera in pauser och bensträckare för att dela in dagen
~	Skicka agendan för dagen så vi kan planera pauser och fika
~	Önskar du registreringsbord?
~	Kommer ni att behöva kopiera?
~	Andra önskemål eller behov

Vi hoppas att du nu fått råd och tips för hur en lyckad konferens kan genomföras. Om du har fler frågor eller önskar mer information, tveka inte att ta kontakt med oss på Eurest Konferens & Evenemang.